¿Cuál es su política de uso de telefonos de sus empleados en su empresa de limpieza?
Cuando los teléfonos celulares comenzaron a despegar como un dispositivo de uso obligatorio para los supervisores y líderes de equipo en las empresas de limpieza, la mayoría de nosotros pagamos por los teléfonos que usaban nuestros empleados. Pero a medida que el uso de teléfonos celulares se generalizó, comenzamos a permitir que nuestros empleados usaran sus propios teléfonos para que pudiéramos estar en contacto durante su turno de trabajo. Pero muchas empresas de limpieza aún no tienen una política escrita para los dispositivos de propiedad de los empleados y su uso. ¿Vos si?
Los empleados que usan sus propios teléfonos celulares o tabletas en el trabajo ahorran a las empresas muchos gastos en el costo de los teléfonos, las tarifas de uso mensual y el seguro. Pero cuando les permitimos usar sus propios dispositivos, nos abrimos a preocupaciones de seguridad y problemas de cumplimiento legal. La buena noticia es que podemos abordar estas preocupaciones con una política clara.
La mayoría de los empleados prefieren usar sus propios teléfonos tanto para el trabajo como para uso personal porque puede ser una molestia llevar dos teléfonos todo el día. Pero a pesar de esto, todavía les preocupa que se aproveche su tiempo libre. Nadie quiere disfrutar de su día libre, solo para recibir varios mensajes de texto del trabajo con una variedad de preguntas sobre esto o aquello. Peor aún, los empleados no quieren dedicar tiempo a su empleador cuando no están dentro del horario laboral.
Otra preocupación que tienen los empleados es la privacidad de su teléfono. Algunas empresas requieren que se instale una aplicación de cronometraje en su teléfono, con acceso GPS a su paradero. También pueden hacer negocios de la empresa a través de mensajes de texto y correo electrónico, por lo que a los empleados les preocupa que la empresa quiera acceder a los datos de su teléfono, que podrían incluir fotos personales, videos, correo electrónico, mensajes de texto y más.
¿Tiene una política de uso de dispositivos móviles para proteger su negocio de limpieza?
Preocupaciones del empleador
Los empleadores, por otro lado, están más preocupados por la seguridad. Un ejemplo sería un empleado que no usa un código de bloqueo para acceder al dispositivo. Por lo tanto, si se pierde o se lo roban, la información de la empresa podría estar en riesgo, especialmente si el dispositivo es una tableta o computadora portátil que almacena archivos en el disco duro o en una aplicación en la nube accesible.
Otra preocupación del empleador es si un empleado conectara su dispositivo a puntos de acceso Wi-Fi públicos. Con los datos vulnerables, los piratas informáticos podrían acceder a las contraseñas de la empresa, información confidencial o incluso podrían eliminar archivos. Y si un empleado abandona repentinamente la empresa, ¿cómo sabrá el empleador que sus datos confidenciales han sido borrados de los dispositivos?
Incluso hay cuestiones legales de las que preocuparse. ¿Qué pasa si su empleado usa Facebook y comienza una campaña de desprestigio contra su empresa, compañeros de trabajo, clientes, proveedores o incluso competidores? Los empleados descontentos incluso podrían usar sus dispositivos para enviar mensajes de texto o llamadas telefónicas de acoso. Esto lo abre a posibles problemas legales, sin mencionar el perjuicio para la reputación de su empresa.
Riesgos legales
Si un empleador requiere que los empleados no exentos usen su teléfono personal para uso comercial, podrían exponerse a la FLSA (Ley de Normas Laborales Justas) con respecto a las leyes de pago de horas extras y salarios.
Como se mencionó anteriormente en las preocupaciones de los empleados, los empleadores pueden poner a sus empleados en una posición para responder mensajes de texto y correos electrónicos relacionados con el trabajo durante su tiempo «fuera del horario laboral». ¿Qué pasa si ese tiempo acumulado los empuja a trabajar horas extras y no se les paga por ello?
Dependiendo de la ley estatal, es posible que algunos empleadores deban reembolsar a los empleados los costos incurridos por el uso de sus dispositivos personales para el trabajo. Y si termina en un litigio con un ex empleado, es posible que deba producir datos almacenados en su dispositivo personal.
Qué incluir en la política de dispositivos propiedad de sus empleados
Primero, le recomendamos que consulte con su empresa PEO o con un abogado que se especialice en derecho laboral para asegurarse de que está cumpliendo con las leyes estatales y federales.
Estos son algunos puntos clave que debe abordar en su póliza:
Exija a los empleados que firmen un formulario aceptando los términos de su política.
Desarrolle una política sobre cuándo los empleados pueden trabajar fuera del horario de trabajo enviando y respondiendo mensajes de texto y correos electrónicos.
Indique el derecho del empleador a acceder a la información, monitorear y eliminar información de los dispositivos del empleado.
Si usa un software de monitoreo como el rastreo por GPS, especifique cuándo se usará el software y con qué propósito.
Indique cómo protegerá la empresa la información personal del empleado.
Indique la política sobre cuándo se eliminarán los datos de la empresa de sus dispositivos personales.
Exija que el empleado proteja los datos de la empresa mediante el uso de contraseñas y pasos para denunciar dispositivos perdidos o robados. También requieren que utilicen software antivirus y copias de seguridad automáticas para proteger los datos.
Si es posible, use un software que pueda dividir el teléfono para mantener los datos del trabajo separados de los datos personales. Esto protege la información personal del empleado.
Esta lista no es exhaustiva, pero debería darle una idea de por qué tener una política de este tipo es tan importante para la protección de su empresa y sus empleados. Como se indicó anteriormente, le conviene asegurarse de que su póliza cumpla con las leyes estatales y federales contratando a un buen abogado laboral para elaborar su póliza.
Plantilla de política de teléfono celular
Descripción general de la política:
La política de teléfonos celulares [nombre de la compañía] ofrece pautas generales para el uso de teléfonos celulares personales y de la compañía durante las horas de trabajo.
El propósito de esta política es ayudarnos a todos a aprovechar al máximo las ventajas que los teléfonos celulares ofrecen a nuestra empresa al tiempo que minimiza las distracciones, accidentes y frustraciones que puede causar el uso inadecuado del teléfono celular.
Esta política se aplica a todos los empleados [nombre de la empresa].
Pautas de uso del teléfono celular:
Las siguientes son las pautas básicas de [nombre de la empresa] para el uso adecuado del teléfono celular de los empleados durante las horas de trabajo. En general, los teléfonos celulares no deben usarse cuando podrían representar un riesgo para la seguridad o la protección, o cuando distraen de las tareas laborales.
Nunca use un teléfono celular mientras conduce.
Nunca use un teléfono celular mientras opera el equipo.
No use teléfonos celulares para navegar por Internet o jugar durante las horas de trabajo.
Evite usar teléfonos celulares del trabajo para tareas personales.
Evite usar teléfonos celulares personales para tareas de trabajo.
No use teléfonos celulares durante las reuniones.
No use teléfonos celulares para registrar información confidencial.
Nos damos cuenta de que los teléfonos celulares pueden ser excelentes herramientas para nuestros empleados. Alentamos a los empleados a usar teléfonos celulares cuando:
Para realizar o recibir llamadas de trabajo en el lugar y situación adecuada para hacerlo.
Para otras comunicaciones relacionadas con el trabajo, como mensajes de texto o correos electrónicos, en lugares y situaciones apropiadas.
Para programar y realizar un seguimiento de las citas.
Realizar investigaciones relacionadas con el trabajo.
Para realizar un seguimiento de las tareas de trabajo.
Para realizar un seguimiento de los contactos de trabajo.
Medidas disciplinarias:
El uso indebido de teléfonos celulares puede resultar en medidas disciplinarias. El uso continuo de teléfonos celulares en momentos inapropiados o de maneras que distraen del trabajo puede llevar a que se revoquen los privilegios de los teléfonos celulares.
El uso del teléfono celular para actividades ilegales o peligrosas, con fines de acoso o de maneras que violan la política de confidencialidad de la compañía puede resultar en empleados.
Preguntas frecuentes:
¿Puede su empleador tomar legalmente su teléfono celular?
No. Sin embargo, un empleador puede prohibir o prohibir legalmente el uso de un teléfono celular en el trabajo.
¿Deberían permitirse los teléfonos móviles en el trabajo?
Realmente depende de la empresa. Para algunos tipos de negocios donde la distracción de un teléfono celular podría ser peligrosa, una póliza de teléfono celular podría ser una buena idea. Para otras empresas, una política de no usar teléfonos celulares en el trabajo podría ser un gran desvío para los empleados potenciales o podría obstaculizar la capacidad de los empleados para realizar el trabajo.
¿Cuáles son algunos consejos para hacer que el uso del teléfono celular en el trabajo sea menos disruptivo?
Pida a los empleados que mantengan los teléfonos celulares en modo silencioso siempre que sea posible, que no los usen durante las reuniones y que mantengan el uso del teléfono celular en el trabajo enfocado en las tareas laborales. Por supuesto, su mejor apuesta es incluir todo esto en la política de telefonía celular de su empleado.
¿Tiene algún consejo para hacer cumplir una política de uso de teléfonos celulares?
Deje en claro por qué tiene una política sobre teléfonos celulares en el trabajo, cuáles son sus objetivos y cuáles son las consecuencias de las violaciones de la política de uso de teléfonos celulares. Una vez que haya hecho esto, es importante hacer cumplir su política de teléfono móvil en el trabajo de manera consistente.
¿Se puede hacer cumplir una política de uso de teléfonos móviles en el lugar de trabajo?
Sí, lo es, siempre y cuando se aplique de manera uniforme y equitativa.
¿Hay alguna diferencia entre una política de uso de teléfono celular emitida por la compañía y una personal en el trabajo?
Puede haber. Un empleador puede tener más voz sobre lo que un empleado puede y no puede hacer con un teléfono celular de la empresa. También pueden desear prohibir o limitar severamente el uso de teléfonos celulares personales si los empleados tienen teléfonos celulares de la empresa para realizar negocios.
¿Algún consejo sobre cómo crear una póliza de telefonía celular efectiva?
Especifique cuándo es aceptable el uso de teléfonos celulares.
Detalle dónde se deben guardar los teléfonos celulares durante las horas de trabajo.
Establezca límites en el tiempo dedicado a enviar mensajes de texto, hacer llamadas personales, etc.
Muestre su política por escrito en todo el lugar de trabajo.
Solicite que los teléfonos celulares se apaguen o se configuren en silencio/vibración para limitar las interrupciones.
¿Se pueden prohibir los teléfonos móviles en el trabajo?
Sí. Un empleador puede prohibir o prohibir el uso de teléfonos celulares en un lugar de trabajo durante las horas de trabajo.
