Cómo crear sistemas documentados para su negocio de limpieza

Toda empresa exitosa debería tener sistemas, pero muchas empresas de limpieza del hogar, grandes y pequeñas, no logran crearlos. Echemos un vistazo a qué son los sistemas, cómo implementarlos y cómo hacer que funcionen para su negocio.

Un «sistema» son los procedimientos paso a paso que realiza para realizar una tarea o lograr un resultado específico. Por ejemplo, tiene un sistema para la contratación que incluye escribir una descripción del trabajo, colocar un anuncio, elegir a los entrevistados, realizar entrevistas, seleccionar un candidato y hacer una oferta de trabajo.

No es suficiente tener los pasos en la cabeza. A menos que seas y quieras seguir siendo una tienda unipersonal, debes documentarlos y formalizarlos para que sean efectivos. Los sistemas están diseñados para ser compartidos. Son los que permiten que un equipo sea eficiente y productivo, entregue resultados consistentes y sea más rentable.

Cómo documentar los sistemas para su negocio de limpieza

Ya tienes sistemas, aunque aún no los hayas formalizado. Para sacarlos de su cabeza y plasmarlos en papel, es útil concentrarse en un área o departamento comercial a la vez: operaciones, marketing, finanzas, recursos humanos, relaciones con los clientes, etc. Haga una lista de las tareas clave para usted o su personal rutinariamente en cada área.

Para cada tarea, escriba los pasos exactos requeridos de principio a fin. Evite hacer suposiciones o pasar por alto partes aparentemente obvias del proceso. Los sistemas solo son valiosos si alguien puede seguir los pasos y ofrecer los mismos resultados.

Además del proceso, asegúrese de abordar las herramientas necesarias, las personas específicas o los roles laborales responsables de cada paso, y cualquier otra táctica o consejo que alguien necesite saber para completar el trabajo a un nivel aceptable.

Una vez que haya mapeado todo claramente, grabe un video de usted mismo realizando la operación en su totalidad. Durante el video, hable de cada paso para que cualquiera pueda seguir y recrear lo que está haciendo.

Los sistemas de documentación tanto en formato escrito como en video le permiten brindar capacitación a los nuevos empleados o contratistas de la manera que mejor se adapte a su estilo de aprendizaje.

Si tiene empleados, no aborde los sistemas solo. Consiga la ayuda de las personas que realizan las tareas. Pídales que escriban su proceso y, una vez que haya revisado y aprobado su documentación, regístrelos haciendo el trabajo. Haga esto más fácil creando una plantilla simple que puedan usar.

 Dónde almacenar la documentación de los sistemas que crea

Guarde los documentos y videos de su sistema en un lugar seguro y protegido, y asegúrese de hacer una copia de seguridad de los originales. Es una buena idea mantener la documentación específica del departamento en carpetas separadas, tanto físicas como electrónicas.

No todo el mundo necesita acceso a todos los elementos de su negocio. Por ejemplo, los sistemas relacionados con sus finanzas solo deberían estar disponibles para personas seleccionadas. Considere quién necesita acceder a qué información y use la protección con contraseña en archivos confidenciales.

Cuándo crear sistemas

Es ideal tener sistemas formalizados desde el primer día. El éxito llega más rápido cuando ya tiene una comprensión clara de cómo contratará, capacitará, limpiará, comercializará, facturará, etc. Sin tales sistemas, es mucho más probable que su negocio se estancará o colapsará.

Por supuesto, lo que es ideal no siempre es realista. Pero tarde es mejor que nunca, por lo que nunca es demasiado tarde para documentar sus sistemas. Es probable que tenga docenas o incluso cientos, así que prepárese para que el proceso lleve algo de tiempo y esfuerzo, especialmente si debe hacerlo al mismo tiempo que se ocupa de las operaciones diarias.

Las empresas establecidas que son nuevas para los sistemas deben priorizar el desarrollo de aquellas que le cuestan más no tener. Por ejemplo, si tiene un gran problema con la rotación, cree un sistema de reclutamiento y contratación para solucionarlo. Continúe creando sistemas en este orden hasta que haya documentado todo para cada área comercial.

Poner los sistemas a trabajar en su empresa de limpieza

Una vez que cree su primer conjunto de sistemas, el trabajo no ha terminado. Continuarán evolucionando como lo hace su negocio. A medida que crezcan sus ingresos y su equipo, también lo hará el alcance de sus sistemas. Si bien el núcleo de lo que construyó permanecerá, es probable que deba volver a visitarlo con frecuencia. Modifique lo que tiene para asegurarse de que continúe respondiendo a las necesidades cambiantes de su negocio.

Cuando revise los sistemas existentes (con suerte, al menos una vez al año), busque formas de mejorar lo que tiene. ¿Dónde podría utilizar la nueva tecnología para automatizar el proceso? ¿Cómo podría consolidar o eliminar elementos para aumentar su productividad? ¿Qué podría ser más rentable para subcontratar?

Todo este trabajo es inútil, por supuesto, si sus sistemas se dejan languidecer en una carpeta o carpeta de computadora. ¡Es importante ponerlos en práctica!

Una vez escrito, capacite a su personal existente en los sistemas relevantes para sus trabajos. Explíqueles todo lo que ha documentado para crear una comprensión compartida de las expectativas. Los sistemas solo agilizan sus esfuerzos si todos los usan correctamente.

Incluya sistemas en su capacitación para nuevos empleados y ofrezca cursos de actualización para todos de forma regular. Finalmente, asegúrese de comunicarse o capacitarse cada vez que modifique los sistemas existentes.

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