Cree sistemas comerciales para optimizar su negocio de limpieza

¿Que sucedería a su negocio si usted no trabaja durante una semana? ¿Seguiría funcionando su negocio sin problemas si su carga de trabajo se duplicara repentinamente? ¿Qué haría si perdiera a su personal principal?

Ya sea que desee unas vacaciones o desarrolle una enfermedad prolongada, llegará un momento en el que deberá delegar parte o la totalidad de su carga de trabajo a sus empleados. E incluso si odia pensar en ello, sus empleados clave también podrían irse en cualquier momento. Tener sistemas comerciales en su lugar le dará tranquilidad al descargar parte de su trabajo o cuando deba reasignar tareas entre los empleados.

Un proceso bien documentado permite que cualquier persona con un conocimiento básico de su negocio complete el trabajo que usted y sus empleados clave realizan actualmente.

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Sistemas comerciales para documentar para su empresa de limpieza

He descrito cuatro partes importantes de la gestión de un negocio de limpieza del hogar y los sistemas comerciales clave para cada una. Utilice estas ideas para comenzar a documentar los procesos de su empresa. Almacene todos sus documentos en una sección de su computadora y divídalos por tema para un acceso rápido. Asegúrese de que sus empleados que necesitan acceso sepan dónde encontrar la información para que puedan implementar los procesos y enseñar a otros.

Sistemas de atención al cliente

Guión para contestar teléfonos: Mantener una línea telefónica abierta es crucial para que su negocio funcione sin problemas. Los clientes necesitan una forma de comunicarse. Pero si la persona que suele contestar el teléfono no está disponible, es posible que el resto del personal dude en descolgar el teléfono.

Las preguntas inesperadas y la falta de dirección pueden hacer que su personal no capacitado se sienta ansioso. Asegúrese de que su guión incluya su saludo preferido, una lista de respuestas a las preguntas frecuentes y una redacción sugerida para mantener una interacción positiva. (“En lugar de ‘Lo siento, no podremos traer un equipo de limpieza hasta mañana’. Diga ‘Gracias. Me aseguraré de que un equipo de limpieza esté allí a primera hora de la mañana’”).

Guía para dar cotizaciones y estimaciones: muchas empresas de limpieza confían en su personal administrativo para calcular los números mientras mantienen al cliente al teléfono para una cotización rápida. Si no conocen el proceso para calcular el precio, es probable que pierda ese prospecto ante un competidor.

Su estructura de precios depende de múltiples factores, por lo que puede ser difícil enseñarles verbalmente y esperar que recuerden. Tener la lista correcta de preguntas necesarias para fijar el precio con precisión y el proceso documentado para calcular el precio es fundamental para convertir a los clientes rápidamente.

También recomiendo incluir algunos ejemplos. Asegúrese de incluir todos los factores que pueda considerar, incluida la distancia desde su ubicación, cualquier actualización o especial, y el tamaño del área de servicio.

Soluciones aprobadas para clientes insatisfechos: cuando su negocio funciona inesperadamente sin usted u otros empleados clave, es inevitable que ocurran pequeños errores. Si los clientes llaman o envían correos electrónicos con quejas, es importante hacer las cosas bien.

En estos casos, el personal que no está familiarizado con el aspecto financiero de la empresa puede tener dificultades para encontrar un descuento o beneficio que sea justo tanto para la empresa como para el cliente. Tener una lista documentada de actualizaciones, descuentos o procedimientos aprobados puede evitar que la empresa sufra una pérdida importante porque un miembro del personal no capacitado no sabía cómo manejar un problema.

Sistemas de contabilidad

Cómo procesar tarjetas de tiempo y nómina: su personal puede estar dispuesto a intensificar y ayudar cuando lo necesite, pero esa disposición se desvanecerá rápidamente si creen que no se les pagará. Asegúrese de que los procedimientos para recortar los cheques de pago, así como la cadena de mando para manejar las tareas, sean claros. Esta será una de las mayores preocupaciones de los miembros de su personal.
Cuentas por cobrar: debe mantener el ingreso de dinero para mantener su negocio en funcionamiento. Eso significa que necesitará un proceso para obtener la información de la tarjeta de crédito de los nuevos clientes de una manera que proteja sus datos. Asegúrese de documentar también el proceso para cobrar a un cliente después de que se complete un trabajo de limpieza. Antes de reinventar la rueda, verifique si ya existe un proceso recomendado para esto en su software de contabilidad (como una cuenta de comerciante a través de Quickbooks).
Cuentas por pagar: el momento más común para que las facturas se escapen es cuando hay un cambio en quién paga las facturas. Anote sus pagos recurrentes (por ejemplo: la segunda semana de cada mes recibe una factura de servicios públicos, una factura de teléfono y una factura de proveedor). Para alguien que no maneja estas facturas mensualmente, será de gran ayuda. Aún más importante, sin embargo, es asegurarse de haber trabajado con el banco para crear permisos de firma de cheques para el personal de respaldo (o crear credenciales de inicio de sesión adicionales para la banca en línea).

Sistemas de recursos humanos

Reclutamiento y entrevista de candidatos: en una industria con altas tasas de rotación, la contratación no siempre puede esperar a que regrese de una ausencia prolongada. Pero hacer una mala contratación es costoso y requiere mucho tiempo. Capacite al personal de su oficina o de supervisión para manejar los procedimientos de reclutamiento y contratación. Muéstreles cómo colocar anuncios y cómo le gusta realizar las entrevistas y bríndeles una lista de preguntas necesarias y una descripción clara del trabajo para cada puesto.

Integre esto en el desarrollo profesional continuo de su equipo de gestión. Ofrecemos varios recursos para ayudar, incluido un seminario web Hoja de ruta para el éxito en la contratación y otro sobre la incorporación efectiva para empresas de limpieza , así como formularios clave de entrevista para empleados .

Contratación e incorporación de nuevos empleados: todas las empresas de limpieza del hogar deben contar con un proceso de incorporación para ayudar a los nuevos empleados a comenzar con el pie derecho. Quiere que los miembros entrantes del personal se sientan bienvenidos y preparados. Asegúrese de que este proceso de incorporación esté bien documentado para que haya coherencia con cada nueva contratación.
Procedimientos disciplinarios: contar con un sistema de procedimientos disciplinarios es fundamental para garantizar que todos los empleados reciban un trato justo. Si se trata de defender el despido de un empleado por un reclamo de desempleo, o un empleado descontento se queja ante el Departamento de Trabajo, querrá tener un proceso consistente documentado para que los procedimientos se sigan de manera consistente.

Sistemas de marketing

Cómo realizar un seguimiento del retorno de la inversión: en el caso de ausencias breves, es posible que no le importe si algunas tareas tras bambalinas se escapan. Pero si usted o su personal de marketing no están disponibles durante más tiempo del esperado, es importante que los sistemas que utilice para publicitar su negocio sean claros. Saber cómo calcular el ROI ayudará a quien esté desempeñando su función de marketing a comparar los métodos de marketing para determinar la forma más rentable de avanzar.

Esto también es increíblemente útil para los cambios permanentes de personal. Un proceso claro para calcular el ROI lo ayudará a comparar los números de un año a otro. Su personal podrá observar sus procesos para determinar qué tipo de datos necesitan recopilar y cómo le gustaría verlos analizados.

Cómo cambiar las ofertas emergentes en su sitio web: una oferta emergente es una excelente manera de aumentar las ventas o atraer a nuevos clientes. También puede atraer a los clientes actuales a comprar un servicio adicional y generar ingresos adicionales para el negocio. Una excelente manera de documentar esto es incluir un calendario aproximado de las ofertas que planea ofrecer durante qué meses / temporadas. También puede ser útil incluir una grabación de pantalla de cómo cambiar la oferta en el sitio web.

También es una buena idea asegurarse de que alguien más entienda cómo iniciar sesión y realizar cambios menores en su sitio web. Si se va por un tiempo, algo como sus paquetes o tarifas podrían cambiar, y no querrá que su sitio web refleje información desactualizada a los prospectos.

Directrices para la publicación en redes sociales: la mayoría de las empresas utilizan las redes sociales, pero la mayoría de los empleados no comprenden las mejores prácticas para publicar. Querrá asegurarse de que su programa de publicación preferido y algunos contenidos de muestra estén disponibles para cualquier persona que tenga acceso a sus cuentas de redes sociales. (Asegúrese de que al menos otras dos personas tengan credenciales de inicio de sesión o de administrador para todas sus cuentas). Su personal también puede encontrar útil ver las guías de marca que tiene para ayudarlos a crear cualquier contenido o gráficos.

Estos son solo algunos ejemplos de sistemas comerciales que puede crear para su empresa. Con documentación completa, su personal puede manejar gran parte del funcionamiento diario de su negocio. Sus procesos ayudarán a su personal a mantener el negocio en funcionamiento, ¡mientras se toma un tiempo libre para unas vacaciones muy necesarias!