Cómo crear un manual de procedimientos para su empresa de limpieza residencial
¿Alguna vez se ha preguntado qué pasaría con su negocio de limpieza si de repente dejara de estar disponible? ¿Qué pasa si usted o un miembro de su familia se enferma repentinamente, lo que requiere su ausencia prolongada? ¿Qué pasa si usted y su cónyuge quieren tomar esas vacaciones prolongadas para relajarse y volver a conectarse? ¿Su negocio prosperaría, sobreviviría o sufriría tribulaciones?
Claro, podría empacar su teléfono celular, tableta, computadora portátil y documentos comerciales importantes y trabajar fuera del sitio, pero ¿es así como desea lidiar con las operaciones diarias de su empresa en su ausencia? Supongo que no. Entonces, ¿cuál es la respuesta?
La creación de un manual de procedimientos para su empresa puede actuar como una hoja de ruta para que sus empleados sigan su licencia prolongada. También puede mejorar la forma en que se realizan actualmente las operaciones comerciales diarias. Le permite sistematizar sus actividades comerciales diarias para que las cosas funcionen de manera eficiente y coherente. Simplemente tiene sentido comercial.
Creación del manual de procedimientos de su empresa de limpieza
Tener un manual de procedimientos operativos escrito y estandarizado para su negocio de limpieza residencial significa que su negocio puede seguir avanzando con usted o sin usted. Un procedimiento operativo estándar (SOP) es una guía instructiva específica para las operaciones de su empresa. Su personal puede consultar el SOP para ejecutar las funciones diarias de su empresa y completar las tareas de acuerdo con sus procedimientos de SOP específicos.
Entonces, ¿cómo se escriben los procedimientos para mantener el negocio en funcionamiento? Empiece por dividir sus operaciones comerciales en partes separadas. Podría tener carpetas que contengan, por ejemplo, sistemas de calidad, prestación de servicios, recursos humanos, salud y seguridad y finanzas.
Los sistemas de calidad podrían incluir cosas como inspecciones de viviendas , encuestas de comentarios de los clientes , comunicaciones y quejas de los clientes , informes de artículos dañados y órdenes de cambio de servicio .
La prestación de servicios podría incluir programas de capacitación en limpieza , planes de personal, registro de servicio al cliente , hojas de inventario de productos y equipos y registros comerciales .
Los recursos humanos podrían incluir el manual de políticas de su empresa , procedimientos de entrevista y contratación , pruebas de drogas , procesos de orientación y registros clave .
La salud y la seguridad podrían incluir programas de capacitación en seguridad , comunicación de peligros e informes de accidentes de vehículos .
Las finanzas podrían incluir banca, contabilidad, facturación , cuentas por pagar / por cobrar, administración de efectivo y análisis de presupuestos, marketing y control de costos .
A continuación se presentan algunos consejos que le ayudarán a crear un manual de procedimientos para su negocio de limpieza:
- No intente sentarse y escribir su manual de una sola vez. Se desanimará y probablemente dejará el documento a un lado y nunca volverá a leerlo. No tiene que abordar este proyecto de una vez. En su lugar, reserve un bloque de tiempo todos los días o una vez a la semana para trabajar en su manual.
- Cree un POE de aspecto uniformado. Utilice la misma fuente, tamaño de texto, títulos, interlineado, etc. al configurar su manual de procedimientos. Microsoft Word es un programa de uso común y fácil de trabajar. Le permite actualizar y realizar cambios fácilmente en el SOP. Al proteger con contraseña el documento, nadie más podrá acceder a él. Solo asegúrese de compartir la contraseña con un cónyuge, pareja o asistente de confianza en caso de que le suceda algo.
- Empiece poniendo información básica en su manual. Parte de la información que querrá documentar incluye: su dirección comercial, correo electrónico, número de teléfono, número de fax, nombre y dirección de su abogado, nombre y dirección del contador, información de la cuenta bancaria, Número de identificación del empleado (EIN), impuesto sobre las ventas número e información de la tarjeta de crédito.
- Cuando esté trabajando en tareas específicas para su negocio, ya sea enviar facturas, hacer llamadas de ventas, etc., anote sus procedimientos. Si hay tareas particulares que deben realizarse con regularidad u otras tareas que considere importantes para el negocio, asegúrese de documentar los procedimientos, paso a paso. Incluso puede grabar un procedimiento específico y pedirle a un miembro del personal que lo traduzca a su POE.
- Si tiene otras personas que lo ayudan, como un asistente, un contador o un vendedor, pídales que documenten lo que hacen. Por ejemplo, si su contable es responsable de pagar el impuesto sobre las ventas, debe anotar toda la información relevante, incluido cuándo enviar los impuestos, adónde va, a quién llama si tiene preguntas.
Mantenga la coherencia de su manual creando una plantilla simple que utilice para todos sus procedimientos. A continuación, se muestra un ejemplo del formato de una sección:
1. Fecha de actualización: _________________
2. Actualizado por: ___________________
3. Procedimientos necesarios para ____________________________________
4. Enumere los procedimientos paso a paso.
Una página completa podría verse así:
Fecha de actualización: 15/03/18
Actualizado por: Bob Jones
Procedimientos para revisar un correo de voz.
– Llame al 555-555-5555
– Presione la tecla # para detener el mensaje
– Ingrese el código: 9156
– Escuche los mensajes
– Presione 7 para borrar el mensaje, presione 3 para guardar el mensaje
A continuación se enumeran elementos adicionales que puede incluir en el manual de procedimientos de su negocio de limpieza residencial. Esta es solo una lista general. Uno de sus primeros pasos para preparar su propio manual será decidir qué información necesita incluir.
- Información de contacto importante.
- Información de contacto del cliente e información de contrato / servicio.
- Números de cuenta e información de inicio de sesión.
- Listas de proveedores.
- Información legal: tipo de entidad comercial, números de cuenta importantes.
- Procedimientos informáticos, software / soporte e ID de producto, nube y sistemas de respaldo.
- Diseñador de sitios web, host de sitios web y registrador de nombres de dominio.
- Procedimientos para el pago de impuestos comerciales.
- Procedimientos de revisión del desempeño de los empleados .
- Dónde encontrar garantías de equipos y manuales de servicio.
- Información sobre programas de seguridad, dónde encontrar las hojas SDS y quién es responsable de mantenerlas actualizadas.
La forma más fácil de comenzar a armar su manual es hacer una lista de todas las cosas que usted y otros hacen por su empresa de limpieza que necesitan ser documentadas. Si puede delegar algunos de estos elementos a otros, ¡hágalo! Eso hará que su trabajo sea mucho más fácil. Prepare una plantilla que funcione para su negocio de limpieza y luego comience a completar los espacios en blanco.
Una alternativa a poner lápiz sobre papel al crear los procesos comerciales de su empresa es utilizar software de tareas. Está disponible para ayudarlo a crear, editar y administrar los procedimientos de su empresa. Process Street y SweetProcess son algunos sistemas de software comunes que lo ayudarán a acelerar el proceso y crear y administrar documentos SOP de manera electrónica. Los sistemas de software de tareas también le permiten a usted oa su personal buscar rápidamente en la base de datos los documentos que necesitan.
Los procedimientos operativos estándar de las empresas deben actualizarse periódicamente. A medida que su negocio y sus operaciones cambian, los cambios en sus procedimientos también deben revisarse. Un POE bien pensado y detallado se convertirá en el principal recurso al que usted y su personal deben acudir en busca de claridad. No más llamadas telefónicas, correos electrónicos o esperas para recibir noticias de los empleados o compañeros de trabajo de la empresa sobre cómo realizar una tarea en particular o encontrar información comercial y de clientes. Debe ser de fácil acceso para quienes lo necesiten. Recomendamos almacenarlo de forma segura en la «nube» para que usted y su personal puedan acceder a él rápidamente.
Si por alguna razón no puede trabajar o decide finalmente tomar esas vacaciones, su hoja de ruta de procedimientos estará lista. Puede estar seguro de que su negocio de limpieza residencial funcionará de manera eficaz y eficiente en su ausencia.
