Porque hacer una copia de seguridad de los datos informáticos de su empresa de limpieza
¿Está haciendo una copia de seguridad de los datos de su empresa?
Hay un viejo refrán de la construcción, «medir dos veces y cortar una vez». Ahora, con tantos de nuestros datos comerciales almacenados en computadoras, ese dicho ahora debería ser «guardar una vez y hacer una copia de seguridad dos veces». ¿Por qué hacer una copia de seguridad de los datos informáticos de su empresa de limpieza?
Si nunca ha perdido información en su computadora, ¡considérese muy afortunado! No podemos contar la cantidad de veces que los clientes llaman para preguntarnos si podíamos enviarles documentos, formularios o recibos de sus pedidos anteriores porque sus computadoras fallaron o se perdieron o fueron robadas.
No deje copias de seguridad de datos en su lista de tareas pendientes porque la falla de los datos puede ocurrir en cualquier momento y bajo muchas circunstancias. La pérdida de datos puede ocurrir debido a la madre naturaleza, errores humanos o fallas de la computadora.
Los desastres naturales como inundaciones, tornados, tormentas eléctricas e incendios, así como desastres generados por computadora o humanos como virus, fallas y fallas en el disco duro, archivos corruptos o eliminaciones inadvertidas causarán estragos en los datos de su computadora y pueden significar un desastre para su compañía de limpieza.
Su plan para hacer una copia de seguridad de los datos informáticos de su empresa de limpieza
Es extremadamente importante que las empresas de limpieza tengan un plan de respaldo para los datos de sus computadoras, de modo que, si ocurre un desastre, su empresa puede recuperarse rápidamente y continuar con sus operaciones habituales con una interrupción mínima de sus operaciones comerciales.
Desafortunadamente, muchas empresas, incluso con las asequibles opciones de almacenamiento de datos actuales, no cuentan con un plan de respaldo. Imagínese llegar al trabajo y descubrir que todos los registros de la empresa, incluidas las bases de datos de clientes, información de proveedores y proveedores, nómina, cuentas por pagar y por cobrar, contratos, etc., desaparecieron para siempre. Su empresa también puede desaparecer para siempre.
Tener un método de respaldo de datos es esencial, pero tener varios métodos mejorará sus posibilidades de recuperación completa de datos, en caso de que uno de sus métodos actuales falle.
Sea proactivo y configure un plan de respaldo de datos antes de que ocurra un desastre. Aquí hay algunas preguntas que se hará a sí mismo. Primero, ¿qué información debe respaldar y dos, cuáles son algunos métodos comunes de respaldo?
¿Qué información guardo?
En pocas palabras, se debe realizar una copia de seguridad de todos los datos esenciales para mantener su negocio en funcionamiento. Si usa su computadora estrictamente para negocios, no hay razón para no hacer una copia de seguridad de todo. Y si su computadora también es para uso personal, es posible que tenga muchas fotos familiares almacenadas, lo que sería devastador si de repente se perdieran para siempre. De cualquier manera, si tiene archivos que no puede volver a crear fácilmente, es mejor tener al menos una copia de respaldo de esos archivos.
A continuación se muestran algunos ejemplos de archivos que debe respaldar:
Bases de datos de clientes
Información de facturación y ventas
Software de contabilidad y datos de la empresa
Información de proveedores y vendedores
Cartas comerciales y correspondencias
Elementos de marketing
Materiales de capacitación e información de reconocimiento / finalización / certificado
Paquetes de licitación y contratos con clientes
Registros de impuestos
Registros de empleados
Hojas de cálculo
Formularios y documentos para uso comercial
Fotografías digitales
Programa de correo electrónico y copias de correos electrónicos guardados
Libreta de direcciones de correo electrónico
Software que ha descargado de Internet
Programas de instalación de software y claves de producto
Cualquier información pertinente sobre las operaciones de su empresa.
¿Cómo hago una copia de seguridad de mi computadora?
Hay muchas formas de realizar copias de seguridad de los datos de su empresa de limpieza. Puede hacer una copia de seguridad de datos simple copiando los archivos en su ubicación original en un medio extraíble como un disco duro externo, una unidad flash o el disco duro de otra computadora en la red.
Si no tiene un disco duro externo, puede grabar sus archivos en un DVD, pero este es un proceso largo y tedioso. Y si realiza una copia de seguridad en DVD o en un disco duro externo, es una buena idea hacer una copia periódicamente y tomar esa copia y almacenarla en una ubicación diferente, de esa manera en caso de robo, incendio, inundación u otro desastre natural; todavía tendrá copias de los datos de su computadora. El problema con este tipo de sistema de respaldo es que muchas de las computadoras más nuevas ya no incluyen unidades de DVD integradas.
Hay programas de software que puede comprar, como Nova Backup, Acronis Backup o Shadow Protect, que realizarán automáticamente una copia de seguridad de sus archivos a intervalos periódicos o en cualquier momento que cambie un archivo. Esto es conveniente porque no tiene que acordarse de hacer una copia de seguridad de sus datos y, si es como la mayoría de las personas, es algo que se mantiene en segundo plano.
Hoy en día, realizar copias de seguridad en la nube se está convirtiendo en la forma más popular de realizar copias de seguridad de archivos informáticos para propietarios de pequeñas empresas. ¿Por qué? Ya no tiene que lidiar con productos «físicos» como DVD o discos duros y puede acceder fácilmente a los datos de su empresa a través de un navegador web.
Con este tipo de servicio de respaldo en línea, contrata a una empresa basada en Internet que le permite respaldar sus datos en sus servidores. IDrive, CrashPlan, Carbonite, Symantec Backup y Dropbox son ejemplos de algunos servicios populares de respaldo en línea. Los servicios de respaldo en línea tienen software que usted instala en su PC que escanea sus archivos almacenados, encripta la información y los almacena fuera del sitio.
Una vez que sus archivos se hayan almacenado en sus servidores, puede acceder a ellos y restaurarlos en su PC en caso de una falla. La mayoría de las empresas de almacenamiento y servicios de respaldo basados en Internet le permiten acceder a sus archivos desde la Web o desde un dispositivo móvil y pueden incluir el intercambio de archivos. Estas son funciones populares para los propietarios de negocios de hoy en día que generalmente dirigen su empresa de limpieza mientras están en movimiento. Algunos, como Crash Plan, grabarán sus datos en un disco duro externo para una recuperación más rápida (por un cargo adicional).
Los costos de un servicio de respaldo en línea variarán según la cantidad de espacio que necesite y los servicios específicos que esté buscando, pero la mayoría cuesta entre cincuenta y varios cientos de dólares al año.
Mantenga registros de su software de computadora
Recuerde, la mayoría de los servicios de almacenamiento de respaldo en línea solo guardan los datos de su computadora, no el software que compró para crear los archivos. Asegúrese de tener registros de qué software está ejecutando y cómo reinstalar si tiene una falla. Asegúrese de registrar una cuenta con la compañía de software en su sitio web y registre la clave del producto, el nombre de usuario y la contraseña. En caso de una falla del sistema, debería poder reinstalar su software fácilmente sin tener que comprarlo nuevamente.
Haga que la copia de seguridad de la computadora sea parte de su rutina
No importa cuán confiable sea su computadora o cuán competente sea su usuario, las copias de seguridad deben ser parte de su rutina. Debe configurar su computadora para hacer una copia de seguridad de sus archivos en un horario establecido. En solo segundos, su computadora puede perder algunos o todos sus datos. Asegúrese de no perder días, semanas o incluso años de trabajo por no tener buenos sistemas de respaldo instalados.
Hacer una copia de seguridad de la información y los datos vitales de su empresa debe ser una prioridad. La pérdida de algunos o todos sus datos e información afectará profundamente las operaciones de su empresa, de mala manera. Elija varias opciones de copia de seguridad que se ajusten a sus necesidades y presupuesto y mantenga el pulso sobre lo que se está protegiendo y el espacio actual y la capacidad de almacenamiento.
Cuáles son sus necesidades de hoy pueden cambiar mañana a medida que su empresa de limpieza crezca. Programe copias de seguridad automáticas o reserve ciertos días durante el mes para realizar copias de seguridad de sus datos e información o se arriesga a perderlos para siempre.
