Hoy, ni siquiera piense en hacer sus cuentas contables en un libro mayor escrito a mano o en crear una hoja de cálculo personalizada para rastrear sus transacciones contables.
¿Ha oído hablar alguna vez del antiguo método de contabilidad empresarial «caja de zapatos»? Una técnica utilizada en la edad oscura antes de que se desarrollara un software de contabilidad de bajo costo. A lo largo de cada año, muchos propietarios de pequeñas empresas guardaban todos sus recibos en una caja de zapatos.
Luego, poco antes de la fecha límite anual de impuestos, vaciaban la caja de zapatos en el piso de su sala de estar y clasificaban los recibos en pilas: una pila para el alquiler, otra para los servicios públicos, etc. Luego, para obtener los totales de sus formularios de impuestos, Sumaría los recibos de cada pila en su máquina de sumar, o tal vez incluso a mano – ¡jadeo! Elimina de tu mente el método de la caja de zapatos: ¡este es el siglo XXI!
Software de contabilidad empresarial
Simplemente obtenga un programa de software de contabilidad para pequeñas empresas y configúrelo en su computadora. (O, si tiene un grupo de empleados que ingresan transacciones, obtenga una licencia para varias computadoras). Ahora, muchas tareas que antes eran laboriosas se pueden realizar en poco tiempo.
Estos programas vienen en opciones con diferentes niveles de características. Pero todos deben imprimir sus cheques, categorizar transacciones, lidiar automáticamente con transacciones recurrentes, crear sus estados financieros, configurar presupuestos y hacer muchas otras cosas, algunas específicas para su industria o ubicación, como rastrear las horas facturables o trabajar en el punto de Venta (POS). Desafortunadamente, aún no pueden servirle un café con leche nuevo mientras actualizan su balance, pagan a sus proveedores y concilian su cuenta bancaria, pero probablemente estén trabajando para agregar esa función.
Cómo funciona el software de contabilidad empresarial
El software de contabilidad empresarial le brinda una interfaz amigable y familiar en la pantalla de su computadora para trabajar. Por ejemplo, normalmente cuando usted o un asistente «escribe» un cheque, la ventana de entrada parece un cheque real, y cuando ve su lista de transacciones bancarias, se ve como su registro de cheques.
Qué software de contabilidad comprar
Si ya está trabajando con un contador y está listo para establecer nuevos libros o cambiar de marca, pregúntele a su profesional de impuestos qué recomienda. Idealmente, utilizaría un programa con el que su oficina esté familiarizada y del que sus otros clientes no hayan informado problemas desagradables.
Si la oficina de su profesional de impuestos sugiere una marca que ellos mismos usan y que es tan especializada que tendrían que ingresarla por usted, pídale que sugiera algo más. Desea utilizar una marca comúnmente disponible que sea lo suficientemente fácil de usar como para que cualquier persona razonablemente inteligente, como usted, pueda usarla sin una formación especial.
Existen muchas marcas y programas, pero para la pequeña empresa típica, los recomendamos como líderes de la industria en sus plataformas:
QuickBooks para PC
QuickBooks se ha convertido en el estándar de facto para el software de contabilidad de pequeñas empresas para PC. La enchilada grande, tan frecuente que casi no se ven ni se escuchan otras opciones. Entonces, si su pequeña empresa usa la plataforma de PC, obtenga QuickBooks.
Intuit ha enviado a IdeaCafe copias de revisión de QuickBooks para PC durante años y, aunque la versión de cada año agrega más campanas, silbidos y posibilidades, en realidad se vuelven aún más fáciles de usar.
La razón por la que sugerimos QuickBooks sobre su hermano menor más barato, Quicken, es que QuickBooks puede expandirse mejor con su negocio. Si comienza con Quicken, es posible que lo supere y luego tenga que cambiar a QuickBooks. Entonces, ¿por qué no empezar con lo que acabará?
La oficina de su CPA probablemente no use QuickBooks por sí misma, usan software sofisticado especializado para contadores, pero están familiarizados con él ya que muchos de sus clientes lo usan. Si encuentra un misterio de QuickBooks que no puede resolver, es posible que puedan ayudarlo o recomendarlo para que lo ayude.
Su Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas (SBDC) local puede ofrecer clases sobre el uso de QuickBooks si no desea abordarlo totalmente.
Sería bueno preguntarle a su profesional de impuestos qué versión de QuickBooks debe seleccionar su empresa. QuickBooks ofrece versiones específicas para industrias específicas y otras necesidades específicas, pero es posible que su contador prefiera que elija una versión más genérica con menos cosas detrás de escena incorporadas, para que pueda adaptarla usted mismo más fácilmente.
Si cree que su empresa es demasiado grande para QuickBooks
Si su empresa es grande o tiene necesidades más especializadas o sofisticadas de las que ve disponible en QuickBooks Pro o Premier, ciertamente hay muchas opciones. Primero examine las soluciones empresariales de QuickBooks, que actualmente están disponibles para estas industrias: contratación, fabricación, organizaciones sin fines de lucro, servicios profesionales, minorista y mayorista. Pregúntele a su CPA si uno de estos sería adecuado para su empresa o si debe desarrollar una Solicitud de propuesta para enviar a otros proveedores que ofrecen soluciones a gran escala.
Hagas lo que hagas, esfuérzate por encontrar software existente que ofrezca módulos que se adapten a tus necesidades especiales. Hoy en día hay tanto software de contabilidad probado disponible que no debería ni siquiera pensar en tener un programador que desarrolle algo personalizado para usted desde cero. Cuando sigue la ruta personalizada, depende para siempre del programador. Si no está disponible o si su empresa de software sufre cambios, es posible que a su empresa le resulte casi imposible, o al menos que requiera mucho tiempo y dinero, agregar nuevas funciones o solucionar un problema técnico.
Edge de cuenta MYOB para Apple Macintosh
Intuit, el fabricante de QuickBooks ignoró la plataforma Mac durante muchos años, luego finalmente presentó una actualización para Mac en 2004. Pero parece que perdieron demasiado terreno en el ínterin. En nuestras pruebas, el producto Mac de QuickBooks tenía serios defectos: corrompió nuestros archivos de prueba sin posibilidad de reparación y su soporte técnico no tuvo solución.
Entonces, usuarios de Mac, si realmente quieren usar QuickBooks, les recomendamos encarecidamente que pasen a una PC para hacerlo. Aunque odia ese pensamiento, aquí tiene una ventaja: su contador puede tomar una copia del archivo de su PC tal como está y agregarle las entradas del diario del contador, luego devolvérselo actualizado.
Si desea realizar la contabilidad de su negocio en su Mac, el programa popular y dominante es MYOB (Mind Your Own Business). Es tan fácil y amigable como espera de los programas de Mac. Sin embargo, tenga en cuenta que su CPA no estará familiarizado con él, pero debería poder orientarse ya que MYOB le proporcionará a su oficina una versión gratuita para PC para que pueda agregar las notas de su contador a su archivo.
